Até mesmo as melhores equipes encontram obstáculos que prejudicam a sua eficiência. Reuniões improdutivas, excesso de e-mails, falta de feedback e o fato de não se saber o que os outros estão fazendo podem impedir a sua equipe de concluir satisfatoriamente a lista de coisas a fazer.
E, é claro, tudo isso acaba impactando nas metas. Para enfrentar este desafio, rotinas são essenciais porque mantém os times alinhados com os objetivos da empresa, motivados e com visibilidade da liderança sobre suas atividades e desempenho.
Neste artigo, você vai conhecer e poder aplicar as melhores estratégias de rotina para ajudar o time a superar as metas. Continue a leitura!
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Por que ter rotina no ambiente de trabalho é importante?
Você conhece alguém que não possui uma rotina estruturada e consegue se organizar? É difícil, né? Normalmente, quem não possui rotina é desorganizado, improdutivo e acaba deixando muitas coisas para trás porque nunca sabe qual demanda é urgente e o que precisa fazer e muitas vezes acaba não fazendo nada.
É verdade que rotinas podem ser prejudiciais, se aplicadas da maneira errada elas impactam na saúde. Mas, por outro lado, ela diz mais respeito a ter uma constância nas demandas diárias, de maneira que tudo que foi previsto aconteça no momento certo.
Aristóteles disse uma vez: “Nós somos o que fazemos repetidamente a excelência não é um feito, e sim, um hábito”. Um hábito pode ser ação muitas vezes consciente. As rotinas são maneiras conscientes de fazer as coisas de forma repetitiva e em uma ordem específica.
Quando se trata de eficiência nos negócios e produtividade dos times na empresa, configurar um processo pode trazer benefícios significativos como a superação de emtas, por exemplo.
Vamos ver por que as rotinas podem ser tão úteis e como construir conscientemente uma rotina benéfica.
Os benefícios das rotinas no local de trabalho
Em uma analogia com um barco a remo, a rotina de remar em conjunto faz o barco navegar mais rápido, e o mesmo se aplica a times corporativos.
Especialmente em equipes remotas ou com horários flexíveis, as rotinas desempenham um papel importante. Eles constroem um sentimento de pertencimento à equipe e trabalham juntos em direção a objetivos importantes.
Isso não é diferente com as equipes que trabalham presencialmente. Ter uma rotina estruturada é a chave para criar e promover uma sensação de previsibilidade ao dia do colaborador que, inevitavelmente, se sente parte do processo.
Veja os benefícios de ter uma forte rotina no local de trabalho:
- Promove resultados consistentes
Quando você segue uma rotina que realmente funciona, seu time pode se sentir confiante de que o resultado será sempre o mesmo ou melhor. Afinal, você sabe onde e como chegar ao objetivo.
- Reduz o estresse
Ter uma rotina significa que a equipe não precisa pensar muito sobre como ou quando fazer algo, eles saberão exatamente o que fazer e quando fazê-lo, porque já descobriram. Isso reduz o tempo e o estresse da tomada de decisões ao longo do dia.
- Cria hábitos
As rotinas eventualmente se transformam em hábitos. Eles se tornam praticamente previsíveis e algo recorrente, como algo que precisa acontecer para fazer a meta ser alcançada.
- Economiza tempo
Talvez o mais importante seja que as rotinas do local de trabalho economizam tempo. Quanto mais os times ritualizam um processo, mais simplificado ele se torna. Naturalmente se tornam mais eficientes porque aprendem o ritmo certo.
Como criar uma rotina com o time?
Existem inúmeras estratégias para criar uma rotina saudável com o time. Desde organização de demanda, até reunião de check-in.
Aqui, busquei listar os principais tipos de reunião que criam uma estrutura simplificada, mas ao mesmo tempo certeira quando o assunto é superar metas.
Reuniões de check-in
Fazer check-ins regulares com os membros de sua equipe é importante porque cria relacionamentos, libera tensão, ensina estilos de comunicação e economiza tempo em reuniões formais.
Por exemplo, reuniões da metodologia OKR permitem que cada time apresente seus avanços e dificuldades, além dos aprendizados obtidos. Isso abre caminho para identificar gargalos e melhorar processos.
Reuniões 1:1
As reuniões individuais são um componente-chave de um modelo de feedback contínuo bem-sucedido. Eles dão aos gestores e colaboradores a oportunidade de discutir projetos, revisar o desempenho, superar desafios e muito mais.
Além disso, também oferece uma oportunidade para os gestores conhecerem seus colaboradores em um nível mais pessoal através de aspirações de carreira, interesses e oportunidades de crescimento profissional uma maneira importante de investir no colaborador.
Reuniões de feedback
A realização de reuniões de feedback é importante, mas ineficaz se for realizada apenas de vez em quando. Você precisa oferecer aos seus colaboradores feedbacks consistentes e acionáveis para que eles possam entender melhor como melhorar e como evoluir na organização.
Por isso, crie uma cultura de feedback regular. Isso elimina qualquer tipo de surpresa e melhora a sinergia da sua equipe. É por isso que é tão importante agendar encontros individuais regulares.
Reuniões periódicas
Como você notou, nos ítens anteriores, feedback faz parte de uma comunicação que precisa ser constante. Só assim haverá clareza entre todos do time e mais possibilidade de acerto do que de erro.
Reuniões periódicas fornecem um ritmo regular de interação para manter a equipe no caminho certo e também são uma boa maneira de conectar todos os colaboradores da organização aos projetos e tarefas uns dos outros.
Manter a recorrência também é uma ótima forma de gerenciar o fluxo de trabalho, pois mantém todos atualizados sobre o que está acontecendo com seu projeto/tarefa.
Quais as melhores rotinas para seu time?
Embora possa levar algum tempo para moldar a cultura, os padrões diários de ações e comportamentos no local de trabalho são os pilares de construção de uma cultura saudável e, também, um meio de superar as metas.
Um bom exemplo é a equipe de vendas. O time é um ativo importante da organização, principalmente porque desempenha um papel vital no crescimento do seu negócio, aumentando a receita. Por isso, é essencial garantir boas ferramentas e um plano de ação para melhorar o desempenho das vendas.
Softwares ajudam nessa demanda? Sim, mas nem sempre são o fator principal de manter um colaborador motivado. Embora não exista receita pronta, existem muitas maneiras de melhorar o desempenho de vendas através de uma rotina.
Naturalmente, são profissionais que possuem uma agenda apertada em comparação com outros setores. Assim, fazer as coisas o mais rápido possível é a chave. Estabelecer um cronograma e rotina organizados é uma forma de melhorar a produtividade das vendas.
Ao organizar sua agenda diária, ter constante feedback e metas superáveis é mais fácil determinar os itens que devem priorizar e de que forma realizá-los.
Conclusão
Assim como nutrir o relacionamento com os clientes é essencial, cuidar dos membros da organização que ‘fazem tudo acontecer’ também é fundamental. Metodologias, como OKRs, vão te ajudar na definição e melhor uso de uma rotina adaptada a sua realidade.
Quanto mais os times são motivados a atingir objetivos específicos, mais a empresa pode atingir o auge do sucesso. Por isso, garantir que eles estejam dentro de uma rotina eficiente deve ser uma das principais prioridades da empresa.