Como fazer uma reunião de checkin produtiva?

A maioria dos gestores entende o quão importante é promover a confiança, a conexão e a colaboração se quiserem administrar uma equipe de alto desempenho. 

Para muitas equipes remotas, as reuniões são uma chance para os funcionários cultivarem essas importantes conexões, além, também de ter uma visão aprimorada daquilo que está sendo feito e o que ainda vai acontecer na empresa.

Um check-in de reunião é uma prática intencional de relacionamento, acompanhamento e crescimento. Neste artigo, você vai aprender qual a melhor forma de promover uma boa reunião de check-in na sua equipe. 

O que é uma reunião de check in?

Mas o que é uma reunião de check-in? Ela tem como objetivo exclusivamente a averiguação e o ajuste do andamento das metas, sejam elas gerais, setoriais ou individuais. 

Por exemplo, alguns gestores realizam reuniões individuais semanais ou quinzenais para analisar o engajamento e o desempenho dos colaboradores. Essas reuniões são importantes porque mantêm todos sob controle de suas metas anuais, trimestrais e mensais. 

Mas e quanto ao progresso do dia-a-dia? A implementação de reuniões de check-in rápidas de 10 a 15 minutos é uma ótima maneira de manter o controle do que está sendo feito, além disso, cria relacionamentos, libera tensão e há uma troca de ideias.

Qual o objetivo da reunião de check in?

A reunião de check-in não precisa ser muito longa, pois não deve ser cansativa. Muito pelo contrário, precisa ser objetiva e clara. 

Ela deve ocorrer semanalmente para verificar o andamento dos objetivos e o realinhamento geral e das equipes. Veja algumas características da reunião de check in na empresa. 

Alinhar todos os times

É muito comum que os colaboradores em geral não tenham noção de como suas atividades (ou o não cumprimento delas) impactam outros colegas e outros times, implicando no bom andamento e no alcance das metas. Muitas vezes as tarefas são feitas de forma automática e sem entendimento do todo. 

É primordial que todos os setores estejam alinhados e tenham ciência de como suas atividades afetam e colaboram com as demais, como se cada um fosse a peça de um quebra-cabeça. Para que isso ocorra, talvez seja necessária a criação de uma cultura diferente dentro da sua empresa. 

Comece criando uma cultura entre os próprios líderes e investindo na formação deles. A partir disso, faça o mesmo com os demais colaboradores. A criação de uma cultura deve acontecer no núcleo e depois, automaticamente, ela se estenderá para os restante da equipe.

É importante que todos saibam qual é a função de cada setor e como seu bom funcionamento é medido. Cada colaborador precisa ter uma boa visão do todo.

Dar visibilidade para todas as áreas

Não deixe nenhuma área de fora, nem considere que alguma delas seja inferior às demais. Lembre-se: todas são importantes e codependentes. 

O gestor deve mostrar como cada área é essencial, assim como o líder de cada área deve mostrar como cada integrante daquela equipe faz um papel crucial. 

É importante que cada um saiba o que o outro colega faz, para que haja um pleno conhecimento do funcionamento geral e de como “a roda gira”. 

Senso de responsabilidade

A partir daí, o terreno para a criação de autorresponsabilidade estará criado, pois cada um saberá do seu papel e da implicância dele. 

O colaborador deverá ter responsabilidade com suas funções, e precisa encontrar um ambiente corporativo aberto para que ele possa comunicar seu líder caso não esteja conseguindo cumprir suas tarefas. 

Aqui a cultura da empresa faz total diferença.

Correção rápida de desvios 

Se o colaborador demorar demasiadamente para comunicar suas dificuldades, haverá prejuízo no cumprimento daquele objetivo ou atraso no prazo estipulado. 

O líder de área precisa também sempre estar atento e criar um ambiente colaborativo para que se esse tipo de situação ocorrer, possa ser rapidamente corrigida. 

Celebração das vitórias

Quando se tem um grande objetivo, é estratégico dividi-lo em pequenas partes. Fazendo isso, dá-se a ideia de pequenos avanços e uma sensação de que o objetivo está sendo cumprido e as metas, concluídas. 

Se toda a empresa está ciente e engajada, deve-se celebrar cada conquista e atingimento de alguma meta, independente de qual área conquistou-a. Isso reforça o trabalho em equipe e a codependência de todos. Essas pequenas celebrações motivam e bons exemplos contagiam. 

Como fazer uma reunião de check-in eficiente e produtiva? 

Como dito anteriormente, a cultura da empresa ajuda muito na realização de reuniões de check-in eficientes. Há um pensamento generalizado de que muitas reuniões poderiam ser resumidas através de um e-mail. 

No entanto, com relação à reunião de check-in, é necessário que todos saibam da importância do seu acontecimento, mas, para isso, precisa-se tomar cuidado para que as reuniões não sejam maçantes e sem objetivo. 

Ela precisa ser sucinta e clara, indo direto ao ponto. É preciso que os resultados obtidos com a realização dessas reuniões de forma periódica sejam destacados também. 

Tenha um dia fixo recorrente

Ao implementar a recorrência das reuniões de check-in em sua empresa, reserve um dia e horário fixo para o seu acontecimento. Desse modo, todos os colaboradores já organizarão sua semana e atividades contando que naquele dia e horário há um compromisso fixo. 

Seja direto e objetivo

Independente da utilização de um software específico para o gerenciamento das OKRs ou de planilhas de Excel, é imprescindível que cada equipe atualize seus resultados antes da reunião de check-in para apresentar os dados corretos. 

Cada área precisa apresentar seus OKRs bem como o andamento de cada um deles, apontando as dificuldades e os pontos de melhorias.

Esse é o foco da reunião de check-in, evite desvios para outros temas que não este. Para falar de outros assuntos, marque outros encontros. 

Não atrase

Tente deixar tudo preparado com um tempo de antecedência para evitar problemas técnicos e de outra natureza. Esse hábito ajuda a evitar atrasos. 

Mesmo que alguém não chegue a tempo da reunião, ela precisa iniciar em respeito aos demais que foram pontuais. Isso também ajuda a passar a mensagem de que se algum colaborador não estiver lá no horário combinado, a reunião começará sem ele, fazendo com que na próxima semana ele evite o atraso. 

Além disso, o atraso no início, atrasa o fim da reunião, acarretando no retardo das demais atividades que cada colaborador precisa cumprir no restante do dia. O acontecimento da reunião de check-in deve ter seu lugar de importância sem prejudicar a execução do trabalho.

Mantenha uma ata

Mesmo que seja importante que esse tipo de reunião aconteça presencialmente, é elementar que tudo o que foi discutido e pontuado seja registrado em uma ata. É útil também que alguém fique responsável por encaminhar um e-mail para todos os colaboradores registrando os tópicos da reunião e o que fora combinado.

Se ficarem pendências a serem resolvidas, comece a reunião seguinte relendo a ata e buscando a resolução das demandas.

Tenha um OKR Master 

Possuir conhecimento e dominar uma ferramenta é crucial para o bom desenvolvimento dela. Invista para que alguém seja o OKR master certificado. Ele será o responsável pela cadência e frequência da reunião, sendo o “pai” deste projeto.

Saiba como obter a certificação. 

Resista e não desista

Até que todos se acostumem com a implementação das reuniões de check-in e com a nova cultura da empresa leva tempo. 

Talvez no início as reuniões fiquem um pouco engessadas e, os colaboradores, um tanto deslocados. Mas não desista, aos poucos as reuniões vão ficando melhores, os ajustes vão acontecendo e a engrenagem começa a girar com mais facilidade. 

Precisa de ajuda para fazer sua reunião de check in?

Até mesmo a pessoa que irá conduzir a reunião de check-in, se não estiver acostumado, poderá se sentir inseguro. É completamente normal. 

Com o decorrer das reuniões, além de uma melhor fluidez, o engajamento entre todos os colaboradores, sejam eles líderes ou não, melhorará. 

Acontece que, muitos interagem apenas com as pessoas do seu próprio time, não tendo nenhuma ou pouca conexão com outros líderes ou pessoas de outros times. 

Entendendo como todos e tudo são codependentes, essa interação tende a melhorar, consequentemente, a atmosfera das reuniões, também.

Ainda assim, é interessante buscar conhecimento e ajuda para ser mais eficaz na condução das reuniões. 

Faça a certificação em OKR

Como já dito anteriormente, escolha alguém para fazer uma certificação em OKR,sendo o responsável por ela na empresa.

A certificação vai ajudar o responsável ter mais conhecimento do processo e, assim, a alinhar os objetivos das áreas, mensurar o que de fato precisa ser mensurado, acompanhar os resultados e, claro, os riscos e coordenar ações com base no que está sendo feito.

Não esqueça que não basta só fazer uma reunião de acompanhamento. É preciso ter domínio dos processos para que não haja falha e nem tempo perdido naquilo que está sendo proposto. 

Peça ajuda a um especialista

Hoje em dia, é possível encontrar tudo na internet.  Você pode buscar algumas dicas com algum especialista pessoalmente lendo algum livro sobre o assunto, sendo mentorado ou até mesmo contando com ajuda de um software de gestão.

A tecnologia, nesse caso, é o caminho mais seguro para quem deseja investir em reuniões de check-in de maneira que ganhe tempo, consiga acompanhar e registrar o que está sendo feito e o que ainda vai acontecer e, por consequência, ter o controle do processo das demandas.

Conclusão

Começar de forma assertiva e com o direcionamento de profissionais pode acelerar muito o processo. Cuidar com detalhes faz com que tudo aconteça como previsto na metodologia.

Não esqueça de que a implementação de check-ins cria um ambiente de promoção que incentiva a formação de equipes. Para ser um gerente de sucesso, sua equipe precisa confiar em você, e ser capaz de criar relacionamentos com seus funcionários garantirá isso.